PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI NEDEN ÖNEMLİ?
Defalarca mülakata girip sonunda kabul edildiğiniz işe başlamak için işveren sizden bir takım evraklar yaptırmanızı ister. Peki işveren bu evrakları neden alıyor? Ne yapacak? Hiç düşündünüz mü?
Aslında işvereni personel özlük dosyası oluşturup tutmaya zorunlu kılan, insan kaynakları yönetiminde esas alınan 4857 Sayılı İş Kanunu olmaktadır. 4857 Sayılı İş Kanunu’nun personel özlük dosyası oluşturulması ile alakalı 75. Maddesi aşağıdaki gibidir.
Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
Personel Özlük Dosyasına Hangi Evraklar Bulunur
Personel Özlük Dosyası içerisinde;
1- Kimlik Fotokopisi
2- İş Sözleşmesi
3- Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi
4- Sabıka Kaydı
5- İkametgah Belgesi
6- Öğrenim Diploması
7- Eğitim Sertifikaları
8- Fotoğraf
9- İş Başvuru Formu,
10- Personele imzalatılan yönetmelik ve tutanak ve ihtarlar
11- AGİ Formu
12- Sağlık Raporu
13- Personel İletişim Formu
Gibi evraklar bulunur.
Yukarıda belirttiğim belgeler insan kaynakları yönetiminde işverenin elini kuvvetlendiren belgeler olması sebebiyle personel özlük dosyasının tutulması tamamen işverenin lehine olan bir durumdur.
Örnek1: Devamsızlık sebebiyle iş akdinin feshedilmesine karar verilen bir personel için kanunen ikamet adresine iş akdinin feshedileceğine dair ihtar gönderilmesi gerekmektedir. İhtarı göndermek için gerekli olan personel adres için ise personel özlük doyasında yer alan ikametgah belgesinden yararlanılabilir.
Örnek2: İşe başlayan personelin Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi’nin yapılabilmesi için nüfus cüzdannı fotokopisi ve ikametgah belgesine ihtiyaç duyulur.
Yukarıdaki saydığım örnekler çoğaltılabilir. Personel özlük dosyası insan kaynakları yönetiminde işverenin elini kuvvetlendirmektedir. İşveren, 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde belirtilen personel özlük dosyasını tutmadığı takdirde idari para cezaları ile karşı karşıya kalabilir. 4857 Sayılı İş Kanunu’nda idari para cezaları ile ilgili yer alan 104. Madde aşağıdaki gibidir.
Madde 104 - Bu Kanunun 63. maddesinde ve bu maddede belirtilen yönetmelikte belirlenen çalışma sürelerine aykırı olarak işçilerini çalıştıran veya 68. maddesindeki ara dinlenmelerini bu maddeye göre uygulamayan veya işçileri 69. maddesine aykırı olarak geceleri 7,5 saatten fazla çalıştıran; gece ve gündüz postalarını değiştirmeyen, 71. maddesi hükmüne aykırı hareket eden, 72.maddesi hükümlerine aykırı olarak bu maddede belirtilen yerlerde 18 yaşını doldurmamış erkek çocukları, gençleri ve her yaştaki kadınları çalıştıran, 73. maddesine aykırı olarak çocuk ve genç işçileri gece çalıştıran veya aynı maddede anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden 74. maddesindeki hükme aykırı olarak doğumdan önceki ve sonraki sürelerde gebe veya doğum yapmış kadınları çalıştıran veya ücretsiz izin vermeyen, 75. maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76. maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline 1200 Türk Lirası idari para cezası verilir. 64. ve 65. maddede öngörülen hükümlere aykırı davranan işveren veya işveren vekiline bu durumda olan her işçi için 220 Türk Lirası idari para cezası verilir. İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hükümlere aykırılık
